Comment se met en place le télétravail ?

Un cadre législatif assoupli

Dans le secteur privé, le Code du travail prévoit plusieurs possibilités pour la mise en place du télétravail (dès l’embauche ou ultérieurement au cours de la relation de travail). Cela passe soit par un accord collectif, soit par une charte élaborée par l’employeur après avis du comité social et économique (CSE).

Toutefois, une troisième solution existe. S’il n’y ni accord collectif, ni charte dans l’entreprise, le télétravail (régulier ou occasionnel, exercé dans des circonstances normales ou exceptionnelles) peut aussi être mis en place par un simple accord de gré à gré entre employeur et salarié. Le Code du travail prévoit qu’ils peuvent formaliser leur accord librement, par tout moyen oral ou écrit (courrier, mail, etc.).

De même, et contrairement à la situation antérieure à l’entrée en vigueur de l’ordonnance « Macron » du 22 septembre 2017, la mise en place du télétravail dans l’entreprise n’a plus à être formalisée dans le contrat de travail ou par un avenant contractuel. Il n’est donc désormais plus nécessaire de modifier le contrat de travail pour permettre à un salarié de télétravailler.

Dans la Fonction publique, la possibilité du recours au télétravail doit être prévue par l’administration concernée :

• dans la Fonction publique d’État : par arrêté ministériel, après avis du comité technique
• dans la Fonction publique territoriale : par délibération, après avis du comité technique
• dans la Fonction publique hospitalière : par décision du directeur d’établissement, après avis du comité technique

L’organisation de l’activité en télétravail est prévue dans un arrêté individuel/protocole d’accord ou un avenant au contrat de travail, en fonction du statut de l’agent.

Dans tous les cas, le télétravail s’accompagne de l’obligation d’égalité de traitement entre salariés/agent placés exactement dans la même situation. Il peut placer certains salariés ou agents en télétravail et pas les autres, mais uniquement si son choix est fondé sur des critères objectifs et non discriminatoires.

Régulier, occasionnel, exceptionnel : quelle fréquence de télétravail ?

Dans le secteur privé, la pratique du télétravail peut se faire :

• de façon régulière : plusieurs jours fixes ou planifiés par semaine ou par mois
• de façon occasionnelle : il s’agit de répondre à des besoins ponctuels, souvent imprévus, liés par exemple aux  grèves de transport, à la garde des enfants ou à des pics de pollution
• en cas de circonstances exceptionnelles, notamment en cas de menace d’épidémie (type Covid-19, par exemple). Dans ces circonstances, le télétravail peut être imposé sans l’accord des salariés

Le mode de télétravail régulier ou occasionnel peut être précisé aussi bien au moment de l’embauche que plus tard avec l’accord des deux parties.

Dans la Fonction publique et la magistrature, un décret du 5 mai 2020 est venu assouplir les règles. L’autorisation peut désormais être délivrée pour une pratique régulière ou ponctuelle du télétravail (auparavant, seul le télétravail organisé de manière régulière était autorisé). Elle n’a plus obligatoirement une durée limitée à un an et ne fixe plus forcément les jours d’exercice. Elle peut prévoir l’attribution de jours de télétravail fixes au cours de la semaine ou du mois.

Quel nombre de jours est autorisé en télétravail ?

Dans le secteur privé, le nombre de jours (sur la semaine ou le mois) pendant lesquels un salarié est autorisé à effectuer du télétravail n’est pas fixe.
Pour éviter les risques d’isolement du salarié, il est souvent préconisé de limiter le télétravail à deux ou trois jours par semaine.

Dans la Fonction publique, un décret du 5 mai 2020 permet désormais le recours ponctuel au télétravail (auparavant, un agent n’avait le droit de télétravailler que trois jours par semaine au maximum). Désormais, en cas de situation exceptionnelle perturbant l’accès au site ou le travail sur site habituel, le télétravail est désormais possible plus de trois jours par semaine.

Egalement, les agents dont l’état de santé, le handicap ou l’état de grossesse le justifient (après avis du service de médecine préventive ou du médecin du travail), peuvent maintenant télétravailler au-delà de trois jours. Cette dérogation, valable six mois, est renouvelable une fois.

Autre modification apportée par le décret du 5 mai 2020 : les jours de télétravail ne sont plus obligatoirement fixés à l’avance.

Dans la Fonction publique, un décret du 5 mai 2020 permet désormais le recours ponctuel au télétravail (auparavant, un agent n’avait le droit de télétravailler que trois jours par semaine au maximum). Désormais, en cas de situation exceptionnelle perturbant l’accès au site ou le travail sur site habituel, le télétravail est désormais possible plus de trois jours par semaine.

Egalement, les agents dont l’état de santé, le handicap ou l’état de grossesse le justifient (après avis du service de médecine préventive ou du médecin du travail), peuvent maintenant télétravailler au-delà de trois jours. Cette dérogation, valable six mois, est renouvelable une fois.

Autre modification apportée par le décret du 5 mai 2020 : les jours de télétravail ne sont plus obligatoirement fixés à l’avance.

Quelle est l’organisation du travail en télétravail ?

Un salarié ou un agent en télétravail n’est pas totalement libre de son temps de travail.

C’est l’employeur qui fixe les horaires de travail au salarié ou à l’agent, qui se doit d’être opérationnel et disponible pendant ces horaires. Néanmoins, les temps de pauses et de déjeuner restent inchangés.

Les télétravailleurs, comme tout autre salarié ou agent sont soumis à la législation relative à la durée du travail ainsi qu’aux accords collectifs et règles applicables à l’entreprise ou à l’administration. Ils répondent donc aux mêmes règles entourant les durées maximales de travail quotidienne et hebdomadaire.

La charge de travail d’un télétravailleur doit être équivalente à celle d’un salarié ou d’un agent en situation comparable qui travaille dans les locaux de l’entreprise ou de l’administration. Il en va de même pour l’amplitude de travail et les délais d’exécution. L’employeur est tenu d’organiser chaque année un entretien portant sur les conditions d’activité du salarié ou de l’agent et sa charge de travail.

Le télétravail suppose la fixation de créneaux horaires sur lesquels le salarié ou l’agent doit être joignable. Le télétravailleur, qui gère librement son temps de travail, ne se voit pas contraint d’être disponible en permanence au cas où son employeur voudrait le joindre. Il bénéficie, à ce titre, du droit à la déconnexion. L’employeur ne peut pas le contacter en dehors des plages horaires de télétravail prévues. La distinction entre temps de travail et temps de repos doit donc être claire.

Le télétravail ne peut pas non plus être imposé pendant des jours de repos.

L’employeur peut-il imposer le télétravail à son personnel ?

Le télétravail repose toujours sur la base du volontariat. En conséquence, l’employeur ne peut l’imposer à un salarié, mais simplement lui proposer. Celui-ci a le droit de refuser : cela ne constitue pas un motif de rupture de son contrat de travail. En aucun cas, un licenciement ne peut être fondé sur un refus de l’employé de se mettre en télétravail.

De même, le télétravail ne peut pas être imposé à un agent de la fonction publique ou de la magistrature : c’est lui qui en est à l’initiative.

Pour autant, l’employeur peut imposer ce mode de fonctionnement à ses salariés en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure. Dans ce cas, le salarié qui refuserait de télétravailler est passible de sanctions disciplinaires, qui peuvent aller cette fois jusqu’à la rupture du contrat de travail.

Les droits et obligations à respecter en télétravail 

Les droits et devoirs du salarié ou de l’agent

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits individuels et collectifs que l’ensemble des salariés ou des agents en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise ou de l’administration ( accès à la formation, respect de la vie privée et du droit à la déconnexion, santé et sécurité au travail, etc.).

Par ailleurs, le télétravailleur est prioritaire pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail qui correspond à ses qualifications et compétences professionnelles.

Le télétravailleur a également des obligations, parmi lesquelles :

• le respect des restrictions d’usage des outils informatiques
• le respect des clauses liées aux plages horaires et des modalités de contrôle du temps de travail
• le respect des plages horaires pendant lequel il peut être contacté

Les droits et devoirs de l’employeur

L’employeur est libre d’accepter ou de refuser le télétravail à un salarié qui y est éligible dans les conditions prévues, mais en cas de force majeure (grève des transports, intempéries, sinistre, catastrophe naturelle, épidémie, etc.), il peut imposer le télétravail à un salarié.

Côté obligations, l’employeur est tenu également d’adopter à l’égard du salarié ou de l’agent en télétravail certaines règles telles que :

• lui procurer l’ensemble des équipements de travail à distance (matériel bureautique et informatique, logiciels, abonnements téléphoniques et à Internet, etc.), si cela est inscrit dans l’accord de télétravail
• définir les règles relatives à la durée du travail et le décompte des heures supplémentaires
• donner au télétravailleur la priorité pour occuper un poste sans télétravail qui correspond à ses aptitudes professionnelles
• veiller aux conditions de santé et de sécurité sur les lieux du télétravail

Comment mettre fin au télétravail ?

Le télétravail se caractérise par son caractère réversible. Le télétravail reposant sur le volontariat, le salarié doit pouvoir, une fois la période d’adaptation passée, décider de ne plus télétravailler et demander à travailler à nouveau dans l’entreprise.

Tout salarié en télétravail est prioritaire pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail qui correspond à ses qualifications et compétences professionnelles.

Dans la Fonction publique, l’agent ou l’administration peut décider à tout moment unilatéralement, et par écrit, de mettre fin au télétravail sous réserve du respect d’un délai de prévenance.

Prise en charge des frais engagés

Remboursement des frais professionnels

Si le salarié ou l’agent en télétravail avance des frais professionnels (téléphone, consommables, électricité, Internet, etc.), il doit être remboursé par l’employeur (remboursement forfaitaire ou sur facture). 

L’Urssaf précise que l’employeur peut rembourser les frais supportés par le salarié en télétravail sous la forme d’une allocation forfaitaire, exonérée de cotisations et contributions sociales, dans la limite de :

• 10 euros par mois pour une journée en télétravail par semaine
• 20 euros par mois pour deux journées en télétravail par semaine
• 30 euros par mois pour trois journées en télétravail par semaine
• etc.

« Lorsque le montant versé par l’employeur dépasse ces limites, l’exonération de charges sociales pourra être admise à condition de justifier de la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié », précise l’Urssaf.

Indemnisation pour l’occupation du domicile

Le télétravailleur est en droit de demander une indemnité d’occupation pour compenser l’utilisation de son domicile privé à des fins professionnelles si l’employeur n’a pas de local professionnel à lui proposer pour exercer son activité avec tous les moyens nécessaires pour travailler (mobilier, espace de rangement, connexion Internet, ligne téléphonique…).

Cependant, en cas de circonstances exceptionnelles ou de cas de force majeure, l’indemnité d’occupation n’est pas due si, en temps normal, l’employeur met à disposition du salarié un local professionnel.

Télétravail et salaire

En période de télétravail, le salaire du salarié ou de l’agent est intégralement maintenu.

Le télétravailleur peut prétendre au paiement des heures supplémentaires éventuellement accomplies, soit avec l’accord au moins implicite de son supérieur, soit s’il est établi que la réalisation de telles heures a été rendue nécessaire par les tâches qui lui ont été confiées.

Télétravail et accident du travail

Le Code du travail (article L.1222-9) précise clairement qu’un accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail. En conséquence, l’accident est pris en charge dans les mêmes conditions que s’il avait eu lieu dans les locaux de l’employeur.

Le télétravailleur doit informer son responsable hiérarchique de l’accident dans les mêmes délais que lorsqu’il effectue son travail habituellement dans les locaux de l’entreprise ou de l’établissement, à savoir dans la journée ou au plus tard dans les 24 heures (sauf cas de force majeure et d’impossibilité absolue).

La question de la preuve du caractère professionnel se pose en raison de la difficulté à distinguer si le salarié ou l’agent était en situation de télétravail ou pas. Dans ces circonstances, les réserves émises par l’employeur permettent l’ouverture d’une enquête par la caisse d’assurance maladie (CPAM), pour déterminer le caractère professionnel ou non de l’accident. L’objectif pour l’employeur est d’être exonéré de sa responsabilité, pour le cas où l’accident ne serait pas qualifié d’accident du travail.

Télétravail et chômage partiel

La mise en chômage partiel des salariés n’est pas compatible avec le télétravail. Dès lors qu’un salarié est placé en activité partielle, son contrat de travail est suspendu pendant les heures ou périodes non travaillés. Il ne peut donc pas être en même temps en activité partielle (pas de cumul possible).

Lorsqu’un employeur demande à un salarié de télétravailler alors que ce dernier est placé en activité partielle, cela s’apparente à une fraude et est assimilé à du travail illégal. Une faute qui est passible de sanctions.

En revanche, l’alternance du télétravail et de l’activité partielle reste possible. Ainsi, en cas de réduction de l’horaire de travail, l’employeur a la possibilité de placer les salariés en activité partielle pour le temps correspondant à cette réduction de l’horaire de travail et de mettre le salarié en télétravail pour le temps travaillé. Dans cette hypothèse, l’employeur doit définir clairement les plages travaillées et celles non travaillées.